Wer Behördengänge in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu erledigen hat, musste bisher die Echtheit aller Personenenstandsurkunden (z. B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden) mit einem „Echtheitsvermerk" nachweisen. Seit 16. Februar 2019 wird dieses Verfahren EU-weit vereinheitlicht und es gelten in der gesamten Europäischen Union neue EU-Regeln, die Aufwand und Kosten für Formalitäten außerhalb des Herkunftslandes verringern.

Künftig ist für öffentliche Urkunden, die in einem EU-Land ausgestellt und den Behörden eines anderen EU-Landes vorgelegt werden, der bisher geltende „Echtheitsvermerk" nicht mehr notwendig. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand entfällt somit. In vielen Fällen wird auch keine beglaubigte oder offizielle Übersetzung der öffentlichen Urkunde aus dem EU-Herkunftsland mehr benötigt. Für die Verhinderung von Betrug sehen die neuen EU-Vorschriften jedoch strenge Vorkehrungen vor.

Durch die Verordnung Nr. 2016/1191, die 2016 von Rat und EU-Parlament verabschiedet wurde und die seit 16. Februar 2019 EU-weit in Kraft ist, wird künftig auch die Pflicht für Bürgerinnen und Bürger abgeschafft, in jedem Fall eine beglaubigte Kopie und eine beglaubigte Übersetzung ihrer öffentlichen Urkunden beizubringen. Stattdessen stehen ihnen mehrsprachige Standardformulare in allen EU-Sprachen zur Verfügung, die den öffentlichen Urkunden als Übersetzungshilfe beigefügt werden können, sodass keine Übersetzungen mehr erforderlich sind.

Sofern die empfangende Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde hat, kann sie deren Echtheit bei der ausstellenden Behörde des anderen EU-Mitgliedstaats über eine bestehende IT-Plattform, das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI,) prüfen.

Von der neuen Verordnung erfasst werden öffentliche Urkunden für:

- Geburt
- Nachweise, dass eine Person am Leben ist
- Tod
- Namen
- Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand)
- Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes und Ungültigerklärung einer Ehe

- eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen und Status der eingetragenen Partnerschaft)
- Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft
- Abstammung
- Adoption
- Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts
- Staatsangehörigkeit
- Vorstrafenfreiheit
- das aktive und passive Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament